GUIA No 6

MARÍA INES SANCHEZ NAGLES

EJECUCION CONTABLE Y FINANCIERA EN LAS MI PYMES EN SEDE Y EN MUNICIPIOS DE LA ZONA DE COBERTURA DEL C.T.D.P.E

HERNAN GARNICA

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD  EMPRESARIAL

CONTABILIDAD Y FINANZAS 749808

GIRARDOT

2015

CONTENIDO

   1.   Función de la contabilidad

   2.    Función de los estados financieros

   3.    Función del auditor externo, auditor interno y revisor fiscal

   4.    Concepto de auditoria

   5.    Clases de auditoria desde el punto de vista de su objetivo

   6.    Clases de auditoria desde el punto de vista de la responsabilidad de quien la ejerce

   7.     Riesgos:

   1.    Riesgo profesional

   2.    Riesgo de auditoria

   8.     Conceptos básicos de auditoria:

   1.    Pruebas de cumplimiento, sustantivas y de doble propósito

   2.    Oportunidad, enfoque y alcance de los procedimientos de auditoria

   3.    Técnicas y procedimientos de auditoria

   4.    Papeles de trabajo

   5.    Marcas de auditoria

   6.    Clases de dictamen

Función de la contabilidad

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:

- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
- Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
- Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país. 

- Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado.

Función de los estados financieros

Un estado financiero resume la información clave acerca del estado financiero, el éxito y la rentabilidad de una empresa particular. Las cifras financieras de un estado financiero también proporcionan una medida del éxito o el fracaso de la gestión actual y de las estrategias de negocio. Los estados financieros se dividen generalmente en cuatro partes bien diferenciadas: un balance general, el estado de resultados, el estado de patrimonio y el estado de flujos de efectivo.

Balance general

El balance general es un informe del estado financiero de una empresa en un momento dado en el tiempo. Dependiendo de cómo una empresa realiza un seguimiento a los registros financieros, el balance se hace normalmente cada tres meses, o al final de cada trimestre. Un balance general resume tres componentes financieros: los activos, los pasivos y el patrimonio del propietario (o accionista). Del balance se puede determinar si una empresa está ganando dinero, restando los pasivos de los activos. Esta diferencia es el valor neto de la empresa.

Estado de resultados

La estado de resultados, también llamado estado de ganancias, mide si las operaciones dela compañía son rentables. La medición de la rentabilidad está determinada por los ingresos, los gastos, ganancias o pérdidas netas y la utilidad o pérdida neta por acción del propietario. Con la medición de cómo se utilizan los ingresos provenientes de las operaciones de la empresa, se puede determinar si la empresa está ganando dinero. Además, el estado de resultados representa todo un período de tiempo, mientras que el balance general es más un punto específico en el tiempo.

Estado de patrimonio

El estado de patrimonio concilia los saldos iniciales y finales, tanto del capital de los accionistas como de las cuentas de ganancias de los ejercicios anteriores. Un estado de patrimonio generalmente incluye datos de varios años para reflejar los cambios en el balance año por año. El patrimonio de los accionistas y las utilidades retenidas son también componentes del balance, lo que facilita la conciliación del estado de patrimonio.

Estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo resume el dinero generado por las actividades empresariales y el dinero gastado por el negocio. En concreto, el estado de flujos de efectivo muestra el dinero que entra y sale de todas las fuentes incluyendo el efectivo delas operaciones, las inversiones, los pagos de intereses, la financiación, el servicio de la deuda y los gastos.

Función del auditor externo, auditor interno y revisor fiscal

Auditor Externo

El auditor externo, será responsable desde el punto de vista profesional cuando se pruebe fehacientemente que:

 1)    No efectuó el examen de la información significativa incluida en los Estados Contables aplicando en forma competente los procedimientos establecidos por las normas vigentes ( R.T. nº 7). El error o distorsión contenido en los Estados Contables auditados, teniendo en cuenta la significatividad de su efecto sobre la información contable y la naturaleza o característica de las operaciones involucradas, permiten concluir que las mismas técnicamente no deberían haber pasado desapercibidas por el contador público dictaminante. En caso en que el profesional haya actuado con probada negligencia profesional dolosa, el art. 20 inc. 3 del Código Penal establece que “ podrá imponerse inhabilitación especial de seis meses a diez años, aunque esa pena no esté expresamente prevista, cuando el delito cometido importe incompetencia o abuso de una profesión o actividad, cuya eficiencia dependa de una autorización, licencia o habilitación del poder público”.

  2)    Existan notorias limitaciones en el alcance del trabajo de auditoría y las mismas no han sido evidenciadas en el dictamen profesional emitido. Fundamentalmente cuando el carácter de las mismas le hubieren impedido opinar sobre una parte de la información contenida en los Estados Contables, debido a la carencia de elementos de juicio válidos y suficientes.

  3)    No preparó o no conserva en su poder los papeles de trabajo que documentan la tarea de auditoría realizada y las evidencias obtenidas. Los papeles de trabajo deben ser preparados en forma ordenada y conteniendo la información suficiente para respaldar su opinión profesional. No es necesario que el auditor conserve entre sus papeles fotocopias de la documentación revisada, ni copia de los listados utilizados, dado que los mismos son propiedad de la empresa o ente y por lo tanto ésta es responsable del  archivo y conservación de la documentación por los plazos legales. El auditor debe conservar sus papeles de trabajo durante el plazo que fijen las normas legales o por un plazo de seis años.

  4)    Detectó errores o distorsiones significativas, sin incluir en su opinión profesional o dictamen las salvedades pertinentes. En este caso su actuación podrá ser calificada de partícipe necesario o cómplice.

Auditor Interno.

Es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditoría. El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de sueficacia para alcanzar los objetivos encomendados. Además es asesorar a diferentes niveles, con el objeto de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Entre ellos citamos:

1 .     Desarrollo de programas de trabajos, definición de objetivos, alcances, metodología e informes.

  2.    Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios utilizados para identificar, medir, evaluar, recomendar y entregar resultado de dicha información.

   3.    Cumplimiento de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organización los cumple.

   4.    Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y verificar la existencia de dichos activos.

   5.    Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos de la empresa.

Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad, efectividad de los procesos, funciones, sistemas utilizados y entrega de información. Los auditores internos deben revisar y evaluar las operaciones o transacciones para determinar si la información entregada es correcta y oportuna para la toma de decisiones y proponer implementación o mejorar a los sistemas , funciones que permita elevar la efectividad en la empresa. Para actuar en el departamento de auditoría interna el profesional debe cumplir con estas ciertas características:

a) Cumplimiento de las normas profesionales de conducta. 

b) Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas.

c) Los auditores internos están obligados a una formación permanente.

d) Los auditores internos deben poseer buenas relaciones humanas y comunicación.

e) Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional, discreción y trabajo en grupo

REVISOR FISCAL

De acuerdo al Artículo 207 del Código de Comercio  son funciones  taxativas del Revisor Fiscal:

   1.     Cerciorarse de que las operaciones se celebren o  cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las  prescripciones de los estatutos, a las decisiones de  la Asamblea General y de la Junta Directiva.

  2.    Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea o  Junta de Socios o Junta Directiva o al Gerente, según  los casos, de las irregularidades que ocurran en el  funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de  sus negocios.

  3.    Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

  4.    Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de las Asambleas, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

  5.    Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título.

 6.    Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.

  7.    Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

  8.    Convocar a la Asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

  9.    Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea o junta de socios.

 Además de las anteriores existen muchas otras diseminadas en el Código de Comercio y en el Estatuto anticorrupción y en algunas circulares de las Superintendencias.  Mencionaremos solamente algunas de ellas:

  1.    La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal. (Art. 423)

  2.    El revisor fiscal enviará a la Superintendencia, dentro de los quince días siguientes al de la reunión, copia autorizada del acta de la respectiva asamblea. (Art. 432)

  3.    La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior.    La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales.  (Art. 437)

  4.    Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.  Los administradores y funcionarios directivos así como el revisor fiscal que no dieren cumplimiento a lo preceptuado en este artículo, serán sancionados por el superintendente con multas sucesivas de diez mil a cincuenta mil pesos para cada uno de los infractores.  (Art. 447)

  5.    Cuando se trate de sociedades cuyas acciones no se negocien en los mercados públicos de valores y se ofrezcan en pública suscripción mediante avisos u otros medios de publicidad, será necesario que, como anexo al reglamento de suscripción de las acciones, se publique el último balance general de la sociedad, cortado en el mes anterior a la fecha de solicitud del permiso y autorizado por el revisor fiscal. (Art. 393)

En las sociedades en las que sea meramente potestativo el cargo de Revisor Fiscal, éste ejercerá las funciones que expresamente le señalen los estatutos o las juntas de socios o Asambleas Generales, ejercerá las funciones indicadas, con el voto requerido para la creación del cargo; a falta de estipulación expresa de los estatutos y de instrucciones concretas de la junta de socios o Asamblea General, ejercerá las funciones indicadas anteriormente.  No obstante, si no es Contador Público, no podrá autorizar con su firma balances, ni dictaminar sobre ellos.

La función de impartir instrucciones puede llegar a considerarse como incompatible con las funciones de cualquier auditor, pues no se puede ser juez y parte, si el Revisor Fiscal imparte instrucciones así sea para un control permanente, está coadministrador, pues este control es función administrativa que debe ser evaluada por él. Sin embargo, la ley establece esta función y debe ser acatada, aunque el Revisor Fiscal termine evaluando lo establecido por él mismo, con las consecuencias de obvia aprobación.

AUDITORIA:

Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.

Clases de auditoria desde el punto de vista de su objetivo

De acuerdo al área o sistema de información objeto del examen de auditoría, esta se puede clasificar tomando el nombre del área específica o sistema de información examinado. Es así como se tienen Auditoría Financiera, Auditoría Administrativa, Auditoría Operacional, Auditoría Informática, Auditoría Gubernamental.

2.2.1  AUDITORÍA FINANCIERA

La Auditoría Financiera es la más conocida de todas, pues es la requerida por las empresas y es la que ha presentado el máximo desarrollo.

2.2.1  AUDITORÍA DE GESTIÓN

La Auditoría de Gestión aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización.  La denominación auditoría de gestión funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional.

2.2.2  AUDITORÍA  DE CUMPLIMIENTO

La auditoría de cumplimiento es la que hasta la vigencia de la anterior Constitución, venia ejecutando la Contraloría General de la República, y que consistía en el simple control numérico legal de las operaciones de los entes estatales en sus diferentes niveles. 

2.2.3  AUDITORÍA  DE CONTROL INTERNO

El Consejo Técnico de la Contaduría Publica establece la auditoría de control interno como una auditoría separada de las restantes auditorías, pero a nuestro juicio esta  se encuentra implícita en toda auditoría, pues las normas de auditoría de general aceptación obligan a realizar una evaluación del control interno.  En la Declaración Profesional No. 7 del Consejo Técnico no se define la auditoría de control interno, pero el presidente del mismo cuando se expidió la Declaración Profesional, Yanel Blanco Luna la define en su  libro "Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral" de la siguiente manera:

La auditoría de control interno es la evaluación de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces  y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.  Esta evaluación tendrá el alcance necesario para dictaminar sobre el control interno y por tanto, no se limita a determinar el grado de confianza que pueda conferírsele para otros propósitos. [Blanco,1998]

2.2.3  AUDITORÍA INTEGRAL 

La auditoría integral se ha desarrollado en los países industrializados, especialmente en el Canadá, teniendo una gran aplicación en el ámbito del control gubernamental.  En sí la auditoría integral no es más que la integración de la auditoría financiera con la auditoría de gestión, la auditoría de control interno y la auditoría de cumplimiento.

2.2.4  AUDITORÍA INFORMÁTICA  

La Auditoría Informática es de reciente desarrollo y su aparición se debe a la creciente automatización de la información en todos los niveles de las organizaciones.

2.2.5  AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

  

La Auditoría Gubernamental, Auditoría Fiscal o como constitucionalmente se le conoce, Control Fiscal, no es nueva en nuestro país, pero solamente en la última década se le ha prestado atención para modernizarla y lograr que cumpla sus objetivos.

Clases de auditoria desde el punto de vista de la responsabilidad de quien la ejerce

Auditor externo

Auditor interno

Revisor fiscal

Riesgos:

1.    Riesgo profesional

Se define por tanto el riesgo profesional como una situación potencial de peligro ligada directa o indirectamente al trabajo y que puede materializarse con el daño profesional.

Con esta definición se puntualiza que no siempre el riesgo profesional conduce al daño profesional es decir puede existir riesgo sin producirse daño.

2. Riesgo de auditoria

De acuerdo con lo que establece la NIA 200 “Objetivos y Principios que Gobiernan la Auditoria de Estados Financieros”, cuando un auditor independiente emite una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros de una entidad, éste siempre se enfrentará a la posibilidad de que su opinión sea inapropiada. A esta probabilidad de error se le conoce como “riesgo de auditoria”. En esencia, este riesgo consiste en la posibilidad de que un auditor establezca que las cifras de los estados financieros presentan, razonablemente, la posición financiera, los resultados de operación y los flujos de efectivo de una entidad por un período determinado, cuando en realidad dichos estados financieros no están preparados ni presentados de forma razonable; o, por el contrario, que el auditor dictamine que las cifras de los estados financieros de una entidad no presentan razonablemente su situación financiera, sus resultados de operación y sus flujos de efectivo, cuando en realidad dichos estados financieros sí están adecuadamente preparados y presentados. Con el propósito de lograr una mejor comprensión del concepto de riesgo de auditoria y, por ende, de establecer cuáles son los cursos de acción que un auditor debe seguir para poder minimizar dicho riesgo a un nivel aceptablemente bajo, a continuación procederé a analizar sus tres componentes a partir de las definiciones de la NIA 200 “Objetivo y Principios Generales que Gobiernan una Auditoria de Estados Financieros”:

1. Riesgo Inherente: es “la susceptibilidad de un saldo de cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en el agregado cuando se acumule con representaciones erróneas en otros saldos o clases, suponiendo que no hubiera un control interno relacionado” (Federación Internacional de Contabilidad, 2007, p.96). En términos prácticos, el riesgo inherente es la susceptibilidad que, por naturaleza, En la práctica, un auditor independiente no puede brindar certeza total acerca de las cifras de los estados financieros de una entidad, debido a las limitaciones inherentes al proceso de auditoria Auditoría Auditoría Vol.3, Ed.1-2, 2009 TEC Empresarial 11 Para el auditor es de trascendental importancia llevar a cabo una evaluación profunda y exhaustiva del nivel de riesgo de auditoria al cual se enfrenta, cuando dictamina, los estados financieros de una entidad. toda partida contable tiene de estar registrada, valuada, presentada o revelada en forma errónea. Las estimaciones y las provisiones son dos de las partidas que suelen presentan mayor riesgo inherente, en vista de que en ambos casos los montos contabilizados por una entidad se basan, fundamentalmente, en suposiciones, juicios, proyecciones, experiencia y cálculos aritméticos hechos por la administración de la entidad auditada, razón por la cual la evidencia de auditoria en estos casos es más persuasiva que conclusiva. Generalmente, se reconoce que la administración de la entidad auditada es la responsable de diseñar e implementar los mecanismos necesarios para reducir los posibles efectos que pueda traer este tipo de riesgo sobre los estados financieros.

2. Riesgo de Control: es “el riesgo de que una representación erró- nea que pudiera ocurrir en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se acumula con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no se prevenga o detecte y corrija oportunamente por el control interno de la entidad” (Federación Internacional de Contabilidad, 2007, p.102). En la práctica, el riesgo de control es la probabilidad de que los sistemas de control interno y control contable, diseñados e implementados por la administración de una entidad, sean incapaces de prevenir, o en su defecto de detectar y corregir, errores de importancia relativa en las cifras de sus estados financieros. Por lo anterior, resulta de sumo interés para el auditor independiente evaluar el diseño (si es adecuado) y la operación de los controles establecidos por una entidad, con el fin de poder valorar, de forma precisa, los niveles de riesgo de control a que debe hacer frente durante el desarrollo de su auditoria. Como el diseño e implementación de los sistemas de control interno y de control contable son responsabilidad de la administración de toda entidad, la responsabilidad de minimizar los efectos del riesgo de control recae sobre ésta última. 

3. Riesgo de Detección: “es el riesgo de que un auditor no detecte una representación errónea que exista en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando se acumula con otras representaciones erróneas” (Federación Internacional de Contabilidad, 2007, p.105). Tal y como se desprende de la anterior definición, el riesgo de detección es responsabilidad directa del auditor independiente y consiste, fundamentalmente, en la posibilidad de que éste cometa errores a lo largo del desarrollo de la auditoria de los estados financieros de una entidad, los cuales lo conduzcan a emitir una opinión equivocada. Desde el punto de vista técnico, el riesgo de detección se deriva de dos factores, a saber:

1) riesgo de muestreo: es el riesgo de que transacciones o saldos que contienen representaciones erróneas de importancia relativa no sean seleccionados como parte de las muestras que el auditor independiente utiliza para el desarrollo de sus procedimientos de auditoria; y

2) riesgos no asociados con el muestreo: representan el riesgo de que un auditor independiente no sea capaz de detectar representaciones erróneas de importancia relativa, producto de su falta de pericia, conocimiento, experiencia, diligencia y cuidado profesional en diseño y desarrollo de sus procedimientos de auditoria

Conceptos básicos de auditoria:

Pruebas de cumplimiento, sustantivas y de doble propósito

Pruebas de Cumplimiento

Su objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la empresa haya implementado, por lo tanto en el momento de analizar las pruebas escogidas se debe verificar si los procedimientos son los adecuados, si se están ejecutando y si se están ejecutando se está realizando de la manera correcta.

El propósito es reunir evidencia suficiente para analizar si el control interno funciona efectivamente y si está logrando sus objetivos por lo que generalmente se refiere a la inspección de documentos.

Pruebas sustantivas.

Consisten en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y saldos para la obtención de la evidencia relacionado con la validez y el tratamiento contable; la idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales errores que estén implicados en el procesamiento de los datos contables con el objetivo de analizar si los valores registrados son los correctos.

Doble propósito

Teniendo en cuenta que ell objetivo de una auditoria financiera es verificar o comprobar la razonabilidad y contabildad de la informacion financiera, y ademas evaluar el control interno implementando ppor la alta direccion en relacion con el proceso de informacion contable, es primordial aplicar las pruebas denominadas de doble proposito sobre la muestra que se escoja para dicho estudio

Las pruebas que se tienen de doble proposito son: pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento

Oportunidad, enfoque y alcance de los procedimientos de auditoria

Oportunidad de los procedimientos de auditoría

La época en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama oportunidad. No es indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditoría relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de los estados financieros. Algunos procedimientos de auditoría son más útiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior.

Naturaleza de los procedimientos de auditoría

Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general los detalles de operación de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de prueba para el examen de los estados financieros. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamento su opinión objetiva y profesional.

 Alcance de los procedimientos de auditoría

Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra una opinión general sobre la partida global. Este procedimiento, no es exclusivo de la auditoría, sino que tiene aplicación en muchas otras disciplinas. En el campo de la auditoría se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. La relación de las transacciones examinadas respecto del total que forman el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoría y su determinación, es uno de los elementos más importantes en la planeación y ejecución de la auditoría.

            Técnicas y procedimientos de auditoria

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. Las técnicas de auditoría son las siguientes:

Estudio general: Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias.

Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación de otras técnicas, por lo que, generalmente deberá aplicarse antes de cualquier otra. El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:

a) Análisis de saldos: Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de loscargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo.

b) Análisis de movimientos: En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien, por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.

Inspección: Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.

Confirmación: Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:

Positiva: Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.

Negativa: Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar activo.

Indirecta ciega o en blanco: No se envían datos y se solicita información de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.

Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la cobrabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa.

Declaración: Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participaron en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se están examinando.

Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

Observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

Cálculo: Verificación matemática de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.

En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al empleado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.

Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva.

Papeles de trabajo

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor

Algunos papeles de trabajo  son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse  en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación  de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.

Marcas de auditoria

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor.

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en  las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez  en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices.  Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA 

AUDITORES ANDINOS LTDA.
CLIENTE:		AUDITORIA   A:
MARCA	SIGNIFICADO
¥	Confrontado con libros
§	Cotejado con documento
µ	Corrección realizada
¢	Comparado en auxiliar
¶	Sumado verticalmente
©	Confrontado correcto
^	Sumas verificadas
«	Pendiente de registro
Ø	No reúne requisitos
S	Solicitud de confirmación enviada
SI	Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA	Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada
SC	Solicitud de confirmación recibida conforme
S	Totalizado
ã	Conciliado
Æ	Circularizado
Y	Inspeccionado

Clases de dictamen

El dictamen de Auditoría analizado hasta el momento en los modelos presentados, se conoce como "limpio", "no calificado" o "sin salvedades", relacionado con el tipo de opinión que presenta el auditor, que es la más usual.

Existen circunstancias que obligan al auditor a desviarse de la opinión de tipo estándar originándose entonces opiniones distintas a la opinión limpia o sin salvedades.

La opinión expresada en el dictamen del auditor puede ser:

*Sin salvedades o limpia

*Con salvedades

*Negativa, o

*Abstención de opinión.